Pernahkah mendengar tentang Microsoft office excel? Microsoft office excel hampir sama dengan microsoft office word. Perbedaanya microsoft office ini, berfungsi untuk mengolah data berupa aritmatika. Bentuk Aritmatika adalah angka yang terdiri dari 1, 2, 3, 4 dan seterusnya. Dari angka arimatika inilah yang dapat dihitung berdasarkan rumus excel yang ada. Kemampuan microsoft excel dalam pengolahan kata berupa abjad terbatas, tidak sehebat microsoft word.
Microsoft excel adalah program aplikasi berupa lembar kerja. Lembar kerja ini berupa kotak-kotak kecil untuk mengisikan semua data. Kotak kecil tersebut mempunyai kemampuan menghitung angka layaknya kalkulator. Di dalamnya terdiri dari beberapa spreadsheet yang dapat digunakan untuk melakukan perhitungan. Program microsoft excel biasa digunakan oleh instansi-intansi sekolah, perusahaan, tetapi tidak menutup kemungkinan rumus excel digunakan oleh siapapun itu, asal dapat mengoprasikannya.
Pada instansi pendidikan (sekolah), rumus excel diajarkan sebagai pengetahuan dasar mereka mengenal tentang teknologi. Tidak hanya itu, mereka juga diajarkan rumus excel untuk mengukur sejauh mana anak-anak mampu mengaplikasikan ilmu tersebut di dunia keseharian.
Bentuk rumus excel berupa aritmatika (angka) sebelum dilakukan perhitungan, baik penjumlahan, pengurangan, perkalian, maupun pembagian. Ingat, setiap mengawali perhitungan selalu diawali dengan menulis “sama dengan” (=).
Kelebihan rumus excel lebih mudah dan lebih cepat, tidak perlu membutuhkan kalkulator sebagai alat utama. Tidak heran jika program microsoft excel ini sangat bermanfaat sekali bagi perusahaan-perusahaan besar yang dituntut bekerja cepat, tepat dan benar ketika menghitung. Cukup menggunakan excel, semua pekerjaan banyak dapat diselesaikan sekali kerja.
Belajar rumus excel lebih baik diawali dengan mengenal beberapa perangkat-perangkat yang ada. Seperti mengenal menu bar, toolbar, ruler, fungsi simbol-sombol singkatan rumus dasar dan beberapa tombol di keyboard yang ada. Hal ini untuk memudahkan dalam proses belajar, seperti penggunaan mouse, menu bar dan simbol-simbol yang lainnya.
Ada beberapa tips cepat dan pintar dalam menggunakan rumus excel, perhatikan langkah-langkah berikut:
Pertama, hidupkan komputer Anda. Jika Anda menggunakan windows 7 anda bisa langsung klik pada shortcut. Jika di shohtcut tidak ada, klik start kemudian klik program, klik Microsoft office, cari microsoft office excel. Setelah berada dilayar excel banyak menu yang tersedia.
Kedua, masukkan data yang diperlukan sesuai pada deret kolom yang sama. Didalamnya ditulis rincian data yang dibutuhkan untuk melakukan penghitungan. Kemudian, telitilah dalam pengerjaannya. Sebagai contoh, perhatikan tabel di bawah:
| A | B | C | D | E |
| 1 | Mie Sedap | 4 | 3000,00 | |
| 2 | Lifeboy | 7 | 2500,00 | |
| 3 | Novo | 8 | 2500,00 | |
| 4 | GIV | 4 | 3000,00 | |
| 5 | Pepsodent | 5 | 2500,00 | |
| 6 | DAIA | 6 | 3000,00 | |
| 7 | Jumlah | |||
| 8 | Nilai Max | |||
| 9 | Nilai Min |
1. Rumus Perkalian pada Excel
Perhitungan seperti tabel di atas, dapat dilakukan dengan cara memasukkan rumus excel di sel E1. Tuliskan rumus excel “=4*3000” kemudian enter. Lakukan pada kolom E2. Setelah dua kolom sudah terisi, blok kolom E1 sampai E2. Gerakkan kursor di bagian pojok kanan bawah pada kolom E1 dan E2, nanti akan muncul tanda “+”. Kemudian tekan dan gerakkan hingga ke bawah nomor E7. Secara otomatis akan didapatkan hasil penjumlahan dari E1 sampai E6.
Poin yang perlu diperhatikan adalah cara penulisan simbol perkalian di rumus excel. Tanda menggunakan kali (x) saat menuliskan di dalam sel menggunakan tanda bintang (*). Sedangkan, untuk pembagian (:) menggunakan “/”. Pada Lembar kerja excel tidak bisa menghitung tanda kali (x) dan tanda pembagian (:) seperti ini.
Kesalahan lain yang perlu diperhatikan adalah cara memasukkan data yang salah. Ketika data yang dimasukkan salah maka akan mempengaruhi hasil akhirnya. Biasanya lembar kerja excel tidak bisa menghitung dan error, meskipun disebabkan kesalahan kecil dalam menuliskan tanda. Hal yang sering ditemui, bentuk kesalahan-kesalahan itu seperti kesalahan menuliskan tanda koma, titik maupun kelebihan spasi.
2. Rumus Penjumlahan pada Excel
Setelah belajar cara perkalian menggunakan rumus excel di atas, berikut cara menghitung penjumlahan dengan rumus excel. Isi di kolom E7 sebagai berikut “=E1+E2+E3+E4+E5+E6” kemudian tekan enter. Hasil akan muncul dengan sendirinya.
Penjumlahan dengan cara kedua. Blok kolom E1 hingga kolom E7. Kemudian, klik sigma. Jika Anda menggunakan microsoft 2007, sigma ini berada di menu “Home”, dipojok kanan atas, klik tanda tersebut. Maka dengan sendirinya akan muncul hasilnya. Rumus pengurangan dan pembagian prinsip perhitungannya sama dengan perkalian dan penjumlahan.
3. Menentukan Nilai Minimum dan Maksimum pada Excel
Terkadang di dunia kerja dan instansi sekolah, sering mendapatkan perintah dari atasan atau guru, menyuruh Anda untuk menentukan nilai maksimum dan nilai minimum. Beberapa orang untuk menentukan nilai maksimum dan minimum ini terasa sulit. Berikut trik menentukan nilai maksimum dan minimum secara otomatis.
Sebelum lanjut ke materi berikutnya, ada yang perlu diperhatikan. Maksimum adalah nilai tertinggi, di program komputer biasa di tulis MAX. Minimum adalah nilai terendah, di program komputer dilambangkan MIN.
Masih mengacu pada tabel yang ada di atas. Untuk mengetahui nilai maksimum yang ingin Anda lihat yang mana, Anda dapat mementukannya sendiri. Apabila ingin mencari nilai pada satuanya, maka Anda cukup menghitung kolom yang ditanyakan.
Misalnya, menghitung nilai maksium pada kolom satuan. Arahkan kursor pada kolom yang ingin dicari. Kemudian, tekan mouse Anda di cel C1 sampai C8. Kemudian di home pojok atas, di bagian gambar sigma, klik anak panah kecil yang ada di samping sigma tersebut.
Nanti ada beberapa pilihan seperti SUM, AVERAGE, COUNT NUMBER, MAX, dan MIN. Klik pada MAX, hasil dari perhitungan rumus excel akan muncul. Max menunjukkan maksimal, min menunjukkan minimal. Prinsip menghitung nilai minimal prinsipnya sama dengan cara mencari nilai maksimal.
Program microsoft excel selain digunakan sebagai pengolah data aritmatika, program ini juga dapat digunakan untuk membuat grafik. Gambar grafik semacam ini relatif lebih mudah dipahami oleh orang lain, daripada data yang berbentuk tabel-tabel dan angka-angka. Selain itu, lebih simpel dan lebih menarik untuk dilihat karena faktor warna yang fullcolours.
Keuntungan membuat grafik di excel datanya lebih akurat, karena menggunakan sistem rumus excel. Berbeda jika grafik itu dibuat secara manual, penempatan antara ujung grafik dan perhitungan angka serta penempatannya sering tidak pas. Grafik yang dibuat dengan cara manual biasanya sulit dan terkadang tidak pas dengan data yang diharapkan.
Sebelum belajar membuat grafik, ada beberapa macam bentuk grafik. Ada grafik collumn, scatter, pie, area, dan line. Berikut cara membuat grafik dengan menggunakan excel. Misalnya masih dengan menggunakan data tabel di atas. Blok pada B1 sampai D6. Kemudian, klik pada Insert di menu atas. Maka di sana akan banyak pilihan grafik yang Anda inginkan. Klik salah satu yang menurut anda sukai. Di layar kerja akan muncul grafik tersebut.
Program windows 7, pada microsoft office word juga ada layanan grafik. Jika grafik itu berupa data, maka dengan sendirinya akan muncul gambar grafik yang dipilih, disertai dengan layar microsoft office excel untuk pencatatan data statistik.
Tetapi lain lagi dengan program windows 2003, ketika memilih salah satu grafik, tidak ada layanan bantu microsoft office excel yang dilengkapi dengan rumus excelnya sehingga mempermudah pengerjaan seperti pada program windows 7.
